Információk, tippek

Programtulajdonos adatai, regisztrációs fájl
Egy program megrendelőjének nevét és címét felhasználva egy ún. regisztrációs fájlt készítünk és küldünk el felhasználóinknak, amely átadja a megrendelő adatait a program számára, valamint feloldja a programba beépített korlátozásokat. A regisztrációs fájlban tárolt adatok fognak megjelenni a programokkal készített bizonylatok (számlák, raktárjegyek) Kiállító rovatában. A fájlt a regisztráció után kapott CD lemez főkönyvtárában találja EUS kiterjesztéssel, ahonnan be kell másolni a program adatkönyvtárába. A pontos könyvtárnevet a program súgójában, valamint a csomaghoz mellékelt telepítési útmutatóban megtalálja.
Ha a felhasználó adatai megváltoznak, akkor új regisztrációs fájl a következő feltételekkel igényelhető:

1. Érvényes terméktámogatás esetén ingyenesen.

2. Lejárt terméktámogatás esetén
  • a következő egy évre járó díjért (regisztrációs díj 70%-a), ha a felhasználó meg kívánja újítani a terméktámogatását. Ekkor további egy évig élvezheti a terméktámogatás előnyeit (segítségnyújtás, programfrissítések, kiegészítő szoftverek használata), valamint egy év múlva kedvezményesen hosszabbíthatja meg a terméktámogatást.
  • 3000 Ft + ÁFÁ-ért, ha a felhasználó megelégszik a regisztrációs adatok megváltoztatásával. Az új regisztrációs fájl nem engedi a programfrissítések futtatását, és a terméktámogatás sem újul meg.
Cégnév megváltozása esetén kérjük faxolják el a részünkre a cégbírósági végzés azon lapját, amely a cég elnevezésének megváltozását tartalmazza.
Terméktámogatás

Programjaink természetesen korlátlan ideig használhatók, de a kiegészítő szolgáltatásokat a terméktámogatás lejárta után a felhasználó nem veheti igénybe. A regisztrációs díj minden esetben tartalmaz egy év terméktámogatást, ami a következő jelenti:

  • segítségnyújtást telefonon ill. email-en,
  • jogszabályváltozásokat követő programfrissítések letölthetők és futtathatók,
  • megváltozott cégadatok esetén új regisztrációs fájl küldése (részletek),
  • kiegészítő szoftverek használata (Pénztár, Posta, Grafikon és Ajánlat Expressz).
A terméktámogatási díj mértéke a használat idejétől függően folyamatosan csökken 50%-ig:

2.év 70%
3.év 60%
4.évtől 50%

A százalékértékek a terméktámogatás meghosszabbítása idején érvényes regisztrációs díjra vonatkoznak. A feltüntetett értékek csak akkor érvényesek, ha Ön minden évben folyamatosan megújítja terméktámogatását. Terméktámogatásának lejártáról minden felhasználónkat emailben értesítjük, és felajánljuk a meghosszabbítás lehetőségét kedvezményes áron. Azon felhasználó terméktámogatását, aki megkereséseinkre nem válaszol, lejártnak tekintjük.

Szeretnénk felhívni felhasználóink figyelmét, hogy ha a terméktámogatást nem hosszabbítják meg, akkor a program használata során felmerült problémáik megoldásában csak akkor tudunk segíteni, ha azt írásban tőlünk megrendelik, és az általunk küldött számlát kiegyenlítik.

Programok használata több példányban

Programjaink regisztráció után egy gépen használhatók. Ha az Önnek küldött regisztációs fájllal Ön több gépen használja azokat, akkor tevékenységével szerzői jogokat sért. Ezt elkerülheti, ha az eredeti ár feléért (50%) megvásárolja a regisztrációt a többi gépre az eredetivel megegyező regisztrációs adatokkal. A további példányok licensze a továbbiakban semmilyen további költséget nem jelent az Ön részére, mivel ezekre a példányokra terméktámogatást nem kell fizetnie, az első példány érvényes terméktámogatása vonatkozik minden regisztrációra.
Az említett kedvezményes ár a licensz megvásárlását jelenti, amelyhez nem jár újabb programcsomag és regisztrációs fájl. A licenszet annyi példányban kell megvásárolni, ahány további gépen használni akarja a programot.

A többpéldányos alkalmazás történhet:
  • Különálló számítógépen, például a cég egy másik telephelyén. Ilyenkor a program regisztrációjával kapott lemezről telepíthető a program. Ebben az esetben a számla előtag/utótag beállításait kell úgy megválasztani, hogy a két számlakibocsátó hely eltérő jelölésű számlákat készítsen.

  • Hálózaton, ilyenkor szintén telepíteni kell a programot a kliensgépre, de az adatbáziskezelő alkalmazásnak meg kell adni a szervergépen található adatok elérési útját. Ehhez meg kell futtatni a kliensgépen található

    "C:\Program Files\Common Files\Borland Shared\BDE\BDEADMIN.EXE"

    programot, és a Databases lapon található aliasok PATH tulajdonságát át kell írni a következőképpen:

    Alias: p5v2
    Path: \\szervergepnev\c-meghajtonev\Program Files\Szamla Expressz 2 Adatok\Adatok

    Alias: p5old
    Path: \\szervergepnev\c-meghajtonev\Program Files\Szamla Expressz 2 Adatok\R_Adatok

    A "szervergepnev" és "c-meghajtonev" helyére az Ön rendszerének adatait kell írni.
    Figyelem! Mappelt meghajtónevet ne használjon és a szervergép nevében ne legyen magyar ékezetes karakter.

    Ezen kívül állítsa át a Configuration lapon található System | INIT | Local Share tulajdonságot TRUE-ra. Ezt az utóbbi beállítást a szervergépen (ahol az adatok találhatók) is meg kell tennie.

    A kliensgépen a Rendszerbeállítások számlaformátum, előtag, utótag tulajdonságát külön meg kell adni, de annak ugyanolyannak kell lennie mint a többi gépen.
Több cég számlázása egy számítógépen

Figyelem! Minden egyes cég minden programjához külön teljesárú regisztrációs fájlt kell vásárolnia.

Számla Expressz
Egy Számla Expressz példány egy gépen egy cég számlázását teszi lehetővé. Ha Ön egy számítógépen több cég számlázását szeretné elvégezni, akkor le kell futtatnia egy segédprogramot, ami létrehozza az újabb cégek számára az adattáblákat, elkészíti a program megfelelő futtatásához szükséges ikonokat, valamint kiírja, hogy a regisztrációs fájlt milyen könyvtárba kell telepíteni.
Fontos! A programot csak akkor futtassa meg, miután telepítette a Számla Expresszt az első számú cég részére. Minden további cég telepítéséhez újra le kell futtatni a segédprogramot. A program által létrehozott ikonok csak akkor indítják el a Számla Expresszt, ha az az alapértelmezett könyvtárba lett telepítve (C:\Program Files\Számla Expressz 2).
Fájlnév:  tobbceg.zip   

Ha a második cég részére raktárat is szeretne nyilvántartani, akkor a következő fájlt kell letöltenie, ami egyszerre telepíti a gépére a számla és raktár adatfájlokat. Ebben az esetben a tobbceg.zip fájlra nincs szüksége!
Fájlnév:  tobbceg_raktar.zip   

Euro Expressz
Egy Euro Expressz példány egy gépen egy cég számlázását teszi lehetővé. Ha Ön egy számítógépen több cég számlázását szeretné elvégezni, akkor le kell futtatnia egy segédprogramot, ami létrehozza az újabb cégek számára az adattáblákat, elkészíti a program megfelelő futtatásához szükséges ikonokat, valamint kiírja, hogy a regisztrációs fájlt milyen könyvtárba kell telepíteni.
Fontos! A programot csak akkor futtassa meg, miután telepítette az Euro Expresszt az első számú cég részére. Minden további cég telepítéséhez újra le kell futtatni a segédprogramot. A program által létrehozott ikonok csak akkor indítják el az Euro Expresszt, ha az az alapértelmezett könyvtárba lett telepítve (C:\Program Files\Euro Expressz).
Fájlnév:  tobbceg_euro.zip   

Programkészítői nyilatkozat

Programkészítői nyilatkozatot a Számla és Euro Expressz programokhoz adunk, mivel a hatályos jogszabályok előírják, hogy a számítógéppel történő számlázáskor a felhasználónak rendelkeznie kell a programkészítő nyilatkozatával arról, hogy a program megfelel a jogszabályoknak. Kérjük, hogy őrizze meg.
A készítői nyilatkozatot minden esetben a regisztrációs névre és címre állítjuk ki.
Írásos dokumentáció

Írásos dokumentációt a Számla Expressz programhoz adunk, mivel a hatályos jogszabályok előírják, hogy a számítógéppel történő számlázáskor a felhasználónak rendelkeznie kell a program nyomtatott kezelési leírásával. Kérjük, hogy őrizze meg.
Felhívjuk felhasználóink figyelmét, hogy minden programunk részletes online súgóval rendelkezik, ami azt jelenti, hogy a programban a Súgó gombra kattintva vagy az F1 billenyűt lenyomva az adott programablakhoz tartozó súgószöveg jelenik meg.
Több termékár (Kisker, Nagyker stb.) rögzítése

A Számla Expressz 2.15-ös verziótól lehetőség van arra, hogy a termékek adatainál három árat rögzítsen a felhasználó. A három árnak a felhasználó adhat nevet (Kisker.ár, Nagyker.ár stb.), valamint minden vevőnél megadható az alapértelmezetten használt ár. Bizonylatíráskor a program a három termékár közül ezt fogja először felkínálni, de természetesen a másik két ár is kiválasztható, vagy az ár szerkeszthető ugyanúgy, mint eddig.
  1. Válassza a főablak Rendszer|Rendszerbeállítások menüt.
  2. A megjelenő ablak Alapértékek paneljén található Egységár_1, Egységár_2, Egységár_3 paramétereknél töltse ki az Ön által használt megnevezéseket.



  3. Azoknál a vevőknél, amelyek az Egyégár_1-et fogják használni, nem kell tennie semmit. Azoknál a vevőknél, ahol más ártípust szeretne használni, a Partner ablak Módosít gombjával megjelenő ablakon meg kell változtatnia az Ártípus paramétert.
Fizetési felszólítás lejárt számlák alapján
  1. Futtassa meg a Posta Expresszt. (Akár a Számla Expresszből, a Posta E. gombbal.)
  2. Az adatforrást állítsa a számlákra.
  3. A szűrőben állítsa be a fizetési határidő dátumát, valamint a Kifizetetlen opciót. A számlalistában megjelennek a lejárt és kifizetetlen számlák.
  4. Kattintson a nyomtatvány gombra, és válassza a Fizetési felszólítás nyomtatványt. (A nyomtatványok szerkeszthetők ,ezért a programmal mellékelt dokumentumokat Önnek a saját igényeihez kell igazítania.)
  5. A Fájl | Több rekord nyomtatása | Minden rekord az adatbázisból menüvel kinyomtathatja az összes levelet.
  6. A Megnyit gombbal nyissa meg a Kis boríték (LC6) nevű sablont, majd az előbb említett menüvel kinyomtathatja a szükséges borítékokat.
Szolgáltatások számlázása
  1. A termékek közé vegyen fel egy új terméket, aminek cikkszáma legyen SZOLG1, neve és típusa legyen Szolgáltatás. Ha szolgáltatási köre több irányú, akkor vegyen fel több terméket SZOLG2, SZOLG3 stb. cikkszámmal. Ennek az az előnye, hogy a későbbi összesítésekben a különböző szolgáltatási ágak árbevétele külön megjeleníthető.
  2. Kezdjen egy új számlát, és a tételek hozzáadásakor válassza a megfelelő szolgáltatást. Ezután az Egyéb gombra kattintva a tételhez tartozó megjegyzés szerkeszthető. Itt írhatja be a szolgáltatás részletes leírását. A szöveg formázható, sőt elmenthető, később más, hasonló számla esetén beolvasható.


Például rögzítsen két szolgáltatást: Kertépítést és Kert karbantartást. Ha egy partnerénél Kertépítést végzett, akkor a számlára a válassza ezt a szolgáltatást, a részletezésnél pedig írja le, hogy ez pontosan mit takart (talajfeltöltést, füvesítést, fatelepítést stb.). Ha az árbevételeit akarja elemezni, akkor a lekérdezésnél kiválaszthatja, hogy a Kertépítéssel és a Kert karbantartással milyen eredményt ért el külön-külön.
Árbevétel összesítése
  1. Kattintson a főablak Szűrő gombjára.
  2. A megjelenő szűrőablakon állítsa be a lekérdezés paramétereit: pl. a vizsgálni kívánt időszakot, fizetési módot. Egy terméket vagy partnert kiválasztva csak a hozzájuk kapcsolódó árbevételt mutatja a program.
  3. A Számlatípust állítsa Normálra, mível a Stornó és Stornózott számlák befolyásolhatják az eredményt.
  4. (A beállított szűrő elmenthető a Szűrő|Ment menüvel, és azonnal megjelenik a tárolt szűrők listájában. Legközelebb csak válassza ki a kívánt szűrőt, és dupla kattintással olvassa be.)
  5. Kattintson az Összesít gombra, amivel elindítja az adatok feldolgozását. A tárolt rekordok számától függően ez néhány másodperctől több percig is tarthat.
    A megjelenő lista a választott bontásban mutatja az összesítésben szereplő rekordokat (számlák, tételek, termékek, partnerek szerint), míg a lista fölött láthatók az összesített forintadatok ÁFA-kulcsonként és mindösszesen. A képen egy termékbontásban történt lekérdezés látható.



  6. Az összesítés diagramként is megjeleníthető a Grafikon gombbal. Itt választani lehet, hogy az adatok napi, heti, havi vagy éves bontással jelenjenek meg.



  7. A grafikon BMP képként, míg az összesített adatlista TXT vagy Excel formátumban elmenthető.
Nyomtatás: válasszon az öt megjelenítés közül (Számla, Raktár, Euro)

A bizonylat tételeinek megjelenése módosítható. A Tételnév az első sorban tulajdonság megszűnt, az ezt helyettesítő Tételkép tulajdonsággal öt nyomtatási lehetőség közül lehet választani aszerint, hogy a tétel első sorában milyen adat jelenjen meg:
  • VTSZ/SZJ, Cikkszám és a többi számadat
  • VTSZ/SZJ, Megnevezés
  • VTSZ/SZJ, Megnevezés (cikkszámot nem mutat)
  • Cikkszám, Megnevezés
  • Megnevezés (cikkszámot nem mutat)
Ha a bizonylatain nem szeretné szerepeltetni a cikkszámot, akkor válassza a harmadik vagy ötödik beállítást.
A többi tételképet módosító funkció:
  1. Kiemelhető a tétel megnevezése kövér betűvel (Tételnév kövér betűvel)
  2. Minden második tétel szürke háttérrel látható el (Szürke kiemelés)
  3. Megjeleníthetők/elrejthetők a kedvezmények (Kedvezményt mutat)
A fenti tulajdonságok a Rendszer|Rendszerbeállítások menü Nyomtatás paneljén találhatók.
Nyomtatás leporellóra (Számla, Raktár, Euro)
  1. Válassza a főablak Rendszer|Rendszerbeállítások menüt.
  2. A megjelenő ablak a Nyomtatás paneljén található Papírtípus tulajdonságot állítsa Windowsra. Ez azt jelenti, hogy a program a Windows alapértelmezett papírtípusát fogja használni. Ha ezt Ön egy leporellótípusra állította, akkor a Számla Expressz is erre fog nyomtatni.
  3. Ha többrétegű leporellóra nyomtat (pl. 3 példányos), akkor az Indigós nyomtatás paramétert be kell jelölnie, valamint a Példányszám paramétert állítsa 3-ra. Ezen beállítások gondoskodnak arról, hogy a számla egy példányban kerüljön kinyomtatásra, és a program a számla fejlécére kinyomatott szöveget a következőképpen jelenítse meg: "Eredeti számla, készült 3 példányban."
  4. Egyrétegű leporelló esetén Indigós nyomtatás paramétert ne jelölje be, valamint a Példányszám paramétert állítsa annyira, ahány eredeti számlapéldányt ki akar nyomtatni. Ebben az esetben a program minden egyes számlapéldányt megjelöl: "1. példány" ... stb.
Nyomtatás céges papírra (Számla, Raktár, Euro)
  1. Válassza a főablak Rendszer|Rendszerbeállítások menüt.
  2. A megjelenő ablak a Nyomtatás paneljén található Céges papírra (borítékba) tulajdonságot jelölje be.
  3. Az alatta található milliméter értékekkel beállíthatja, hogy céges papírján mennyi helyet hagyjon a program szabadon a margó értékén felül.
Ha a nyomtatás nem sikerült... (Számla, Euro)

Előfordulhat, hogy egy eredeti bizonylat kinyomtatása egyátalán nem vagy részben nem sikerül (kifogy a papír vagy a tinta, a nyomtató begyűri a papírt stb.). Ebben az esetben még öt percig lehetősége van arra, hogy az elmaradt példányokat pótolja.
  1. A bizonylatlistában válassza ki a nyomtatandó számlát.
  2. F11-es billentyűvel indítsa el a nyomtatást.
  3. Az előnézeti kép megjelenése után nyomja le a Control billenytűt és annak a példánynak a számát, amit pótolni akar. Például a harmadik példány pótlásához a CTRL-3 kombinációt kell használnia.
Ha a fentebb leírt módszert nem tudja alkalmazni (kilépett a programból, lejárt az öt perc stb.), akkor a hiányosan kinyomtatott bizonylatot le kell stornóznia és újra rögzítenie kell. Ez utóbbit a számlamásoló funkcióval egyszerűen megteheti.
  1. A bizonylatlistában válassza ki a stornózandó számlát.
  2. A Számla|Stornózás menüvel stornózza le.
  3. A bizonylatlistában válassza ki a stornózott számlát. (Stornózás után a program a stornó számlára áll!)
  4. A Számla|Új számla készítése|Másolással menüvel tételenként lemásolhatja a régi számlát.
Céglogó megjelenítése a bizonylaton (Számla, Raktár, Euro)
  1. Válassza a főablak Rendszer|Rendszerbeállítások menüt.
  2. A megjelenő ablak a Számla (Raktár E. esetén Bizonylat) paneljén található Logó tulajdonsághoz a Tallóz gombbal válassza ki a bizonylaton megjelenítendő BMP formátumú képet.
  3. A Logópozíció paraméterrel válassza ki, hogy a képet a bizonylat tetején balra, középre vagy jobbra szeretné igazítani, vagy esetleg a számlakiállító adatai rovatban szeretné megjeleníteni. Ez utóbbi esetben az ajánlott logóméret 150x110 pixel.
Ha a logót a számlakiállító adatainál jeleníti meg, akkor a képet a program a rendelkezésre álló 150x110 pixel nagyságú téglalap közepére helyezi. Ha a logót szeretné máshová helyezni a téglalapon belül, akkor készítsen egy 150x110 pixel nagyságú üres (fehér) képet, amelyen belül Ön helyezi el a tényleges logót. Figyelem! A cégadatok hosszától függően azok esetleg ráíródhatnak a céglogóra.
Automatikus cikkszámozás (Számla, Raktár, Euro)
  1. Válassza a főablak Rendszer|Rendszerbeállítások menüt.
  2. A megjelenő ablak Alapbeállítások paneljén található Automatikus cikkszámozás mezőt jelölje be. Az Elfogad gombbal véglegesítheti a beállítást.
  3. A Termék ablak Új termék gombjának lenyomásával megjelenik az Új termék ablak. Ha nincs még termék rögzítve, akkor a cikkszám helyén CIKK-1 jelenik meg. Ha ez megfelel Önnek, akkor ne változtasson rajta, a program ezentúl CIKK-1, CIKK-2 stb. cikkszámmal látja el az új termékeket. Ha a felajánlott CIKK-1 helyett pl. a SZOLG-1000 cikkszámról szeretne indulni, akkor cserélje le, a program ezzel fog dolgozni. A használat során a cikkszámot bármikor megváltoztathatja, a program mindig a legutolsó cikkszámot fogja felkínálni megnövelt számrésszel.
Az automatikus cikkszámozást engedélyezni a Számla Expresszben lehet, de a funkció a Raktár Expresszben is működik.
Automatikus árképzés (Számla, Raktár, Euro)
  1. Válassza a Számla Expressz főablakon a Rendszer|Rendszerbeállítások menüt.
  2. A megjelenő ablak Alapbeállítások paneljén található Automatikus árképzés mezőt jelölje be.
  3. Az Egységár_2 és Egységár_3 árakhoz tartozó Szorzó és Kerekítés paramétereket állítsa be az igényeinek megfelelően. Az Elfogad gombbal véglegesítheti a beállítást.



  4. A Termék ablak Új termék gombjának lenyomásával megjelenik az Új termék ablak. Az Egységár_1 mezőbe beírt értékből a Szorzók segítségével a program automatikusan kiszámítja az Egységár_2 és Egységár_3 értékét. Ha az Automatikus árképzés nincs engedélyezve, akkor a program csak akkor számolja ki a két árat, ha Ön a Termék|Árszorzók alkalmazása menüre klikkel.
Az automatikus árképzést engedélyezni a Számla Expresszben lehet, de a funkció a Raktár Expresszben is működik. Az Euro Expressz az 1.03-as verziótól kezdődően tartalmazza a szolgáltatást.
ÁFA kulcsok változása

A 2012.01.01. naptól életbe lépő ÁFA változásokhoz szükséges műveleteket elvégezheti saját kezűleg az alább leírtak szerint vagy automatikusan a segédprogram futtatásával.

Segédprogram a Számla, Raktár, Költség Expresszhez.
Segédprogram az Euro Expresszhez.

ÁFA-kulcsokat hozzáadni a Számla, Raktár, Költség és Euro Expressz programjainkban lehet. A Számla, Raktár és Költség Expressz programok ugyanazt az ÁFA táblát használják, ezért elég csak az egyikben rögzíteni a változásokat, azokat a másik két program is látni fogja. Az Euro Expressz különálló adatbázisa miatt a módosításokat ebben a programba külön el kell végeznie.

1. ÁFA kulcsok listájának bővítése:
  1. Válassza a Rendszer|Kiegészítő adatbázisok menüpontot.
  2. Kattintson az ÁFA gombra, ekkor megjelennek a programban eddig rögzített ÁFA kulcsok.
  3. Kattintson az Új gombra, és írja be az új kulcsot (pl. 27). Ne használja a % jelet!
  4. Kattintson az Elfogad gombra. Ezzel az új ÁFA kulcs elkészült.
  5. A Bezár gombra kattintva elhagyhatja a Kiegészítő adatbázisokat.
2. A már korábban rögzített termékek/szolgáltatások ÁFA kulcsának megváltoztatása:
  1. Válassza a főablakon a Termék gombot, ami megnyitja a terméklistát.
  2. A listában álljon rá a módosítandó termékre.
  3. Kattintson a Módosít gombra, és változtassa meg az ÁFA kulcsot.
  4. Kattintson a Rögzít gombra.
Lehetőség van egyszerre több termék módosítására - akár a szűrt terméklistából is - ehhez válassza ki az első terméket, majd sorban kattintson rá az egérrel a többire lenyomva tartott Control gomb mellett, majd szintén válassza a Módosít gombot.

3. Alapértelmezett ÁFA megváltoztatása:
  1. Válassza a Rendszer|Rendszerbeállítások menüt, majd az Alapértékek fület.
  2. Az Új termék panel ÁFA mezőjében válassza az alapértelemzett ÁFÁ-t.
  3. Kattintson a Rögzít gombra.
Új termék hozzáadásakor a program az alapértelmezett ÁFÁ-t adja a termékhez, amit a felhasználó a termék rögzítése előtt megváltoztathat.

Figyelem! Az új ÁFA-kulcs hozzáadását ajánlatos az ÁFA-kulcs hatálybalépése után elvégezni, mivel így véletlenül sem fordulhat elő, hogy hibás kulccsal állítanak ki számlát. A művelet elvégzése előtt készítsen adatmentést!
Mennyiség öt tizedesjegyig (Számla, Raktár, Euro)

Egy bizonylaton szereplő tétel mennyiségértékét akár öt tizedesjegy pontosságig lehet megadni.
Kerekítés 2008.03.01. után (Számla)

A kerekítés a fizetési módoknál adható meg és alapesetben ki van kapcsolva. Ezért például a készpénzes számlák kerekítéséhez a program főoldalán válassza a Rendszer|Kiegészítő adatbázisok|Fizetési mód menüt, álljon rá Készpénz fizetési módra és kattintson a Módosít gombra. Itt a "Kerekítsd a számla végösszegét" mezőt jelölje be, és fogadja el a változásokat. Az ezután készített készpénzes számlák fizetendő összege a 2008.03.01. után érvényes szabályok szerint lesz kerekítve.